¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?

La automatización de los procesos empresariales (BPA) consiste en usar sistemas de software para automatizar las operaciones comerciales repetibles que implican varios pasos. A diferencia de otros tipos de automatización, estas soluciones suelen ser complejas. Con frecuencia se conectan con varios sistemas de TI de la empresa y están diseñadas a la medida, para responder a sus necesidades específicas.

Generalmente, la BPA se aplica como parte de una estrategia de transformación digital, con el objetivo de optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia de las operaciones.

Antes de adentrarnos en la BPA, es necesario comprender qué son los procesos empresariales. Se trata de cualquier conjunto de actividades que ayudan a que una empresa alcance un objetivo específico. En el contexto de la automatización, suelen referirse a las tareas que son repetibles y que abarcan una serie de pasos en los que intervienen varios sistemas de TI.

Entre los más comunes se encuentran el cumplimiento con los pedidos de los clientes, la aprobación de las solicitudes de préstamos, el procesamiento de los informes de gastos y la incorporación de empleados nuevos.

Cuando estos procesos se gestionan de forma especializada, suelen implicar muchos documentos, cadenas de correo electrónico y delegaciones de tareas. Por eso, hasta el error más pequeño puede generar problemas de ineficiencia, fallas de comunicación e incumplimiento de los plazos, los cuales aumentan gradualmente.

El objetivo del software de automatización es evitar los inconvenientes. Las empresas que cuentan con una estrategia de automatización empresarial que se puede reutilizar y ampliar recuperan el control de los procesos empresariales, mejoran la comunicación y disminuyen las confusiones. Automatizar los procesos empresariales puede ahorrar tiempo y recursos, lo cual permite que los empleados se concentren en el trabajo más importante, en lugar de realizar tareas tediosas, repetitivas y a menudo frustrantes.

Las soluciones de BPA usan cada vez más las tecnologías de inteligencia artificial (IA) para interpretar mejor los datos no estructurados, lo cual mejora la experiencia del usuario, ya que la tecnología logra resolver la ambigüedad e interactuar con sus necesidades sin tener que recurrir a un especialista técnico.

La gestión de los procesos empresariales (BPM) es la colaboración entre los equipos comerciales y de TI para modelar, analizar y optimizar los procesos de esta naturaleza de forma integral, para que se puedan lograr los objetivos estratégicos. Se trata de un proceso constante que permite obtener mejoras con el paso del tiempo.

A diferencia de la BPA, que es una estrategia para mejorar procesos específicos, la BPM constituye una práctica que adopta un enfoque amplio de la empresa.

Con ella podrá eliminar las prácticas de gestión del flujo de trabajo caso por caso, y podrá optimizar las operaciones comerciales para ofrecer mejores productos y servicios a los clientes.

La BPA puede ser un esfuerzo independendiente o puede formar parte de una iniciativa general de BPM.

Ambas cumplen la función de mejorar las tareas y los procesos repetitivos, constantes o predecibles, así como aumentar la eficiencia y reducir los costos y los errores.

El combinarlas puede resultar muy efectivo, ya que la BPM describe todos los procesos empresariales que se deben asignar y automatizar, y brinda una arquitectura para ello. Cuando se incorpora la BPA a una práctica de BPM, se puede supervisar y mejorar la eficiencia de los procesos de forma constante.

Sin embargo, también pueden emplearse por separado. Si se aíslan de una solución integral de automatización empresarial, pueden comprender iniciativas independientes para mejorar la eficiencia y reducir los costos.

La automatización robótica de los procesos (RPA) consiste en automatizar determinadas tareas repetitivas utilizando un software preparado para reproducir las decisiones que toman las personas (p. ej., copiar y pegar datos en un campo).

El software de la BPA suele administrar tareas más complejas que la RPA y define la manera en que se automatizan las operaciones con varios pasos en las que intervienen los diferentes sistemas empresariales.

Muchas soluciones de RPA son herramientas de software prediseñadas fáciles de instalar que se ejecutan en los sistemas actuales sin tener que conectarse a las bases de datos ni acceder a las interfaces de programación de aplicaciones (API). 

Las soluciones de BPA son complejas y se personalizan para cada empresa. Normalmente, se integran a los sistemas de datos o se conectan a las API, y permiten incorporar ciertos sistemas de software de RPA.

Aquellas empresas que desean ahorrar dinero y agilizar las operaciones pueden utilizar el software de automatización de procesos empresariales para mejorar algunos de sus sectores, como la detección del tráfico entrante, el aumento de la cantidad de decisiones que se toman y su automatización, y la respuesta automatizada.

El diseño del software marca la diferencia. Es muy útil que las herramientas puedan ejecutarse en diferentes tipos de infraestructura, por ejemplo, en el extremo donde se toman las decisiones empresariales y en los entornos de nube que pueden ampliarse para satisfacer la demanda.Una estrategia cada vez más popular es la separación de la interfaz de usuario de los flujos de trabajo, los cuales se crean como servicios que se solicitan a través de las llamadas a las API. 

Todos estos aspectos forman parte del diseño de Red Hat® Process Automation Manager.

Consiste en una serie de servicios ligeros que se pueden integrar con soluciones personalizadas e implementar en contenedores, como Red Hat OpenShift®. Estas características aportan escalabilidad y flexibilidad, lo cual resulta útil para las empresas más grandes que deben automatizar muchas decisiones.

Red Hat Process Automation Manager incluye una plataforma de experiencia del usuario y herramientas para definir las reglas empresariales, procesar los eventos complejos, optimizar los negocios y gestionar los procesos.

La TI ya no se centra en satisfacer las necesidades internas, como la eficiencia y el control de los costos, sino en comprometerse con los clientes externos y en crear nuevas oportunidades comerciales. Por eso Red Hat cree que el modelo tradicional de automatización empresarial necesita evolucionar. En lugar de concentrarse solamente en optimizar los procesos, las empresas deben desarrollar estrategias nuevas para automatizar la propia empresa. 

La gran comunidad open source y Red Hat colaboran en el diseño de las tecnologías de automatización. Nuestros ingenieros mejoran las funciones, la confiabilidad y la seguridad, para garantizar que su empresa y TI funcionen y permanezcan estables y seguras. 

Nuestras soluciones, servicios y programas de capacitación le brindan el control que necesita para poder automatizar su empresa y concentrarse en lograr innovaciones y avances.